Introdução

Para resolver um determinado problema, a Instituição utiliza do ciclo PDCA. Quando a solução do problema é exitosa, ela pode se transformar num padrão de atividade aderindo à rotina passando a integrar o ciclo SDCA. As atividades padronizadas necessitam de análise constante sobre sua eficiência.

Quando a Instituição identifica uma oportunidade de melhoria ela implementa um processo de mudança que ocorre por meio de um ciclo de Gestão de Processos.

Gestão da mudança (PDCA e SDCA)

O ciclo de gestão de processos é uma abordagem sistemática que permite às organizações identificar, analisar, melhorar e monitorar continuamente seus processos operacionais para alcançar maior eficiência, qualidade e satisfação do cliente. Este ciclo é frequentemente representado pelo PDCA (Plan, Do, Check, Act) e pelo SDCA (Standardize, Do, Check, Act), que juntos formam uma estrutura poderosa para o gerenciamento da melhoria contínua.

Inicialmente, uma organização que adota uma abordagem de gestão de processos padronizada estabelece um processo bem definido, documentando todas as etapas e procedimentos necessários para alcançar um determinado objetivo. Essa é a fase de Planejamento (Plan) do ciclo PDCA, onde são definidos os objetivos do processo, identificados os requisitos e critérios de sucesso, e elaborados os planos para implementação.

Após a implementação do processo, a organização passa para a fase de Execução (Do), onde as atividades são realizadas de acordo com o plano estabelecido. Durante esta etapa, é essencial garantir que todas as etapas do processo sejam seguidas corretamente e que os recursos necessários estejam disponíveis.

Em seguida, vem a fase de Verificação (Check), onde são realizadas análises e avaliações para determinar se o processo está atingindo os resultados desejados. Isso envolve a coleta e análise de dados relevantes, como indicadores de desempenho, feedback do cliente e conformidade com os padrões estabelecidos.

Após a verificação, a organização entra na fase de Ação (Act), onde são identificadas oportunidades de melhoria com base nos resultados da análise. Se durante a verificação do processo forem identificadas falhas ou oportunidades de otimização, é necessário agir para corrigi-las e implementar melhorias.

É aqui que entra o conceito de SDCA. O SDCA complementa o PDCA ao focar na padronização das práticas e procedimentos identificados como eficazes durante o ciclo de melhoria. Na fase de Padronização (Standardize), as melhores práticas são documentadas e incorporadas ao processo padrão da organização, garantindo consistência e uniformidade na execução.

Em seguida, a organização executa novamente o processo (Do), seguindo os novos padrões estabelecidos. Após a execução, é realizada uma nova verificação (Check) para garantir que as mudanças implementadas estejam produzindo os resultados esperados. Se necessário, ajustes adicionais são feitos.

Por fim, a organização age (Act) para consolidar as melhorias e garantir a sustentabilidade do processo aprimorado. Isso pode envolver a atualização de procedimentos, o treinamento de pessoal ou a implementação de sistemas de monitoramento para garantir que as melhorias sejam mantidas a longo prazo.

Assim, o ciclo de gestão de processos, combinando PDCA e SDCA, permite que as organizações identifiquem, implementem e sustentem melhorias contínuas em seus processos operacionais, promovendo a eficiência, qualidade e competitividade.

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Etapas do Ciclo de Gestão de Processos

Ciclo de Gestão de Processos é uma abordagem estruturada e sistemática adotada por organizações para otimizar seus processos operacionais, promovendo a melhoria contínua e a excelência operacional. Este ciclo compreende diversas etapas interligadas, cada uma desempenhando um papel fundamental no processo de gestão de processos. As principais etapas do ciclo são: Planejamento, Análise, Redesenho e Implantação.

Planejamento

A primeira etapa, o Planejamento, é essencial para estabelecer os objetivos e metas do processo, identificar as partes interessadas envolvidas e determinar os recursos necessários para a execução bem-sucedida do projeto de melhoria de processos. Durante esta fase, são definidos os critérios de sucesso e elaborados os planos de ação detalhados para orientar as atividades subsequentes.

Inicialmente deve-se identificar o(s) OBJETIVO(S) da intervenção (Por que mudar?):

• obter mais qualidade?;
• obter mais agilidade?;
• obter mais controle?;
• obter mais flexibilidade?;
• obter mais produtividade?;
• etc.

As principais atividades que compõem a etapa de planejamento são:

• O QUE? Definir o que será feito, ou seja, qual o ESCOPO da mudança proposta; quais são as diretrizes para a melhorias e quais são os resultados esperados;
• QUEM? Definir os papeis e responsabilidades para o projeto de inovação em processos. Esta etapa engloba ainda as atividades de promover o alinhamento para definição das responsabilidades entre os envolvidos no projeto de mudança do processo e alinhamento para atender às expectativas do patrocinador do projeto;
• COMO? Elaborar o Plano de Ação do Projeto de Melhoria em Processos.

São documentos que devem ser produzidos na etapa de planejamento:

• ESCOPO: este documento traz o que se deve fazer e o que não será feito, deve ainda discriminar trabalho que deve ser realizado para se obter um produto ou serviço com determinadas características e recursos.
• PLANO DE TRABALHO: Os principais direcionamentos que guiarão toda a intervenção no processo são: o objetivo a ser alcançado, a delimitação clara do escopo, as expectativas do projeto de inovação, as restrições conhecidas e os resultados desejados.
• MATRIZ DE RESPONSABILIDADES: objetivo a atribuição de funções e responsabilidades dentro de um processo ou de um projeto.
• PLANO DE AÇÃO: é uma ferramenta de gestão que ajuda a planejar os prazos e a designar responsabilidades para a execução do projeto de inovação em processos.

Análise

Durante a fase de análise, é crucial compreender o funcionamento do processo atual (AS-IS), bem como o contexto em que ele ocorre e os recursos utilizados (sistemas, estruturas, pessoal, entre outros). Nessa etapa, também são identificadas as falhas, os gargalos e as oportunidades de melhoria presentes no processo.

As principais atividades que compõem a etapa de análise são:

1. Identificar os stakeholders, os utilizadores e os provedores envolvidos no processo;
2. Selecionar a metodologia apropriada para a coleta e documentação dos dados. As principais abordagens utilizadas para a aquisição de dados do processo incluem entrevistas, questionários e revisão documental, seguida pela transcrição para os instrumentos de análise;
3. Coletar os dados necessários para a compreensão do estado atual do processo e para a identificação das áreas de aprimoramento;
4. Documentar os dados coletados nos instrumentos selecionados;
5. Validar os dados obtidos com o patrocinador e a equipe executora do projeto;
6. Realizar uma análise crítica dos dados obtidos.

O Mapeamento do Processo constitui uma síntese sistemática que delineia a sequência operacional de um processo de sua origem até o desfecho. É imperativo ressaltar que, na etapa analítica, o mapeamento do processo não deve ser encarado como um objetivo final em si mesmo. Ao contrário, os processos devem ser minuciosamente delineados até alcançarem um nível de detalhamento adequado, capaz de sustentar a compreensão do funcionamento atual e de identificar oportunidades de aprimoramento, além de satisfazer os objetivos almejados.